Bis ins kleinste Detail
Messe International: Gut zu wissen …
Aussteller-Förderprogramme des Bundes und des Landes erleichtern den Einstieg in neue Märkte.
China
Ob Broschüren, Leaflets, Kataloge - Printmedien erfreuen sich in China größter Beliebtheit. Bieten Sie Ihren Kunden Tragetaschen mit Ihrem Firmenaufdruck/ Ihrer Werbung an (bitte in chinesischen Schriftzeichen !!) - eine bessere Werbung gibt es nicht. Beschriftungen, Poster, technische Beschreibungen sollten in Chinesischer Schrift sein. Wir empfehlen für Ihren Messeauftritt einen Dolmetscher zu engagieren, der mit Ihren Produkten und der entsprechenden Fachterminologie vertraut ist, auch wenn inzwischen viele Chinesen Englisch sprechen. Der chinesische Besucher bevorzugt den Erstkontakt zu einem Landsmann. Westlichen »Langnasen« begegnet man immer noch mit Zurückhaltung. Die gelieferten Mietmöbel zeigen oftmals deutliche Gebrauchspuren. Kein Grund zur Aufregung. Das Messepersonal ist außerordentlich höflich und wird sich auf Ihre Bitte hin äußerst bemüht zeigen, Ihren Wünschen nachzukommen. Verlieren Sie nie die Geduld, auch wenn die Beschriftung Ihres Messestandes auch nach der dritten Änderung noch nicht passt - es wird! Nicht vergessen: immer eine Packung »Tissues« (Kleenex) auf den Besprechungstisch stellen. Da benutzte Tücher auf dem Tisch abgelegt werden, sorgen Sie bitte für »dienstbar Geister«, die diese Gebraucht-Taschentücher hygienisch entsorgen.
Indien
Lassen Sie bei Versprechungen gesunde Skepsis walten. Inder versprechen alles und ändern im nächsten Atemzug ihre Meinung. Nicht wahrheitsgemäße Aussagen werden als Ausreden interpretiert und toleriert. Und: Inder machen niemals Fehler. Vorschriften sollte man unbedingt Folge leisten. Widerstand ist zwecklos und zeitraubend. Bleiben Sie stets höflich (wenn erforderlich auch hartnäckig) und auf Abstand - Freundlichkeit wird als Schwäche ausgelegt. Pünktlichkeit wird sehr großzügig definiert. Lassen Sie sich von Alltagsproblemen mit Strom, Wasser und Gerätschaften nicht entmutigen. Business in India erfordert viel Geduld - und noch mehr starke Nerven.
Standbau- und Sicherheitsvorschriften
In China und Indien können Sie erfahrungsgemäß Standflächen ab 6 ² buchen. In USA ab 80 sqft = 7,2 ². Bitte drauf achten, in wie weit Sie Sicherheitsabstände zu den Gängen berücksichtigen müssen - kann bis zu 1,5 Meter betragen, dann bleibt ggfs. nicht mehr viel Platz für Exponate und Standausstattung. USA: Eine Messelandschaft wie in Europa ist in USA unbekannt. Die Messen werden von den jeweiligen Branchen-Dachverbänden oder Organisationen durchgeführt - nicht von einer Messegesellschaft. Was sich bei der Organisation/ Abwicklung immer wieder bemerkbar macht. Das Monopol für für Messedienstleistungen teilen sich: Freeman - für Transporte, Lagerung, Zustellung, Transport- und Aufbauhilfen etc. - und Champion - für Mietstände (nicht mit Europa zu vergleichen!!), Mietmöbel, Teppichbelag, Beleuchtung, Strom etc. - / Wasseranschlüsse. Achtung: auf US Messen ist Kundenbewirtung auf dem Stand so gut wie ausgeschlossen. Wir empfehlen - wenn möglich - die Beteiligung an einem Deutschen Gemeinschaftsstand. Individualstände werden in jedem Fall sehr, sehr teuer. Maßanfertigungen gestalten sich mehrheitlich sehr schwierig, kostenintensiv und zeitraubend. - Ihr europäischer Messebauer kämpft mit der »Union« - und die Transport- und Drayage Charges für das Messematerial ist unverhältnismäßig hoch. Deshalb gilt für USA: für kleine (dort übliche 80 sqft) Messestände ein fertiges (eigenes) Faltdisplay = pop-up booth einsetzten - für größere Messestände möglichst eine Beteiligung an einem Deutschen Gemeinschaftsstand (German pavilion) buchen.
Stromversorgung - denken Sie bei Auslandsmessen an internationale Adapter für Steckdosen (gibt es auch als Multistecker!) - Achtung USA: Die Stromspannung beträgt generell 110 Volt. Elektrische Geräte, die Sie in den USA benutzen möchten, sollten also einen Schalter besitzen, mit dem man auf diese Spannung umstellen kann. Darüber hinaus benötigt man einen Adapter für die unterschiedlichen Steckdosen. Dafür eignen sich die sogenannten Euro- oder Weltreisestecker, die man allerdings mitbringen sollte, da man sie in den USA so gut wie nicht erhält. Der Wechselstrom hat eine Frequenz von 60 Hz und nicht von 50 Hz wie bei uns. Prüfen Sie vor der Reise an den Etiketten Ihrer Geräte, ob sie dafür geeignet sind. Wenn nicht, benötigen sie einen Transformator. Bitte schätzen Sie ab, ob sich Preis und Aufwand lohnt. Meist ist es besser, in USA ein entsprechendes Gerät zu kaufen. Handy- oder Laptop Akku Ladegeräte kosten zwischen $10 und $20.
Sie möchten in USA ein Exponat/ eine Maschine in Betrieb nehmen? Wie sieht es mit Kabelverbindungen aus? - und der Spannungsversorgung? Die Netzspannung in den USA ist offiziell 120 V/ 240 V Wechselstrom, oder 208 V (und viele andere Möglichkeiten) Drehstrom. Da die Spannung vom E-Werk sowieso nicht besonders genau garantiert wird, sind 110 V und 120 V eigentlich das gleiche. Drehstrom gibt es beinahe nur im gewerblichen und industriellen Bereich. Und selbst dort kann man sich nicht immer drauf verlassen, dass Drehstrom verfügbar ist - nur 240 V/ 30 A und einphasige Steckdosen. Im industriellen Bereich werden (leider) mehrere Spannungen verwendet. Die häufigste ist 120 V/ 208 V (immer 60 Hz), mit geerdetem Null-Leiter; wird vor allem dort verwendet, wo 120 V einphasiger Strom für Kleingeräte auch benötigt wird. Die normalen Drehstrom-Steckdosen sind entweder 20 A oder 30 A; man kann sich aber nicht drauf verlassen, dass der Nullleiter in Drehstromdosen verfügbar ist. Gelegentlich findet man noch eine seltsame Hybrid-Konfiguration, die 120 V und 240 V einphasig mit 208 V dreiphasig kombiniert (der Nullleiter ist entweder in der Ecke des Dreiecks oder in der Mitte einer Seite); solange man den Nulleiter nicht braucht, macht das keinen Unterschied. Die nächste Version ist 277 V/ 480 V (manchmal auch 460 V genannt); dies wird vor allem für Beleuchtung verwendet (größere Leuchtstofflampen sind oft an 277 V angeschlossen). Und für große Maschinen kommt 347 V/ 600 V (manchmal auch 575 V genannt) gelegentlich vor, weil man mit wenig Strom (und daher wenig Kupferleitung) viel Leistung verteilt bekommt. In den meisten Fällen werden Maschinen bis 30A mit sogennanten Hubbell-Steckern (auch NEMA Lxx-yy locking plug genannt, xx und yy bezeichnen Spannung und Strom). In der Computer-Industrie werden gerne Russell-Stoll Steckverbinder verwendet. Und die meisten großen Maschinen werden nicht mit Steckern versorgt, sondern fest angeschlossen (meist mit der Verdrahtung in Metallrohren). Wir empfehlen: setzen sie sich mit den »Technical Services« der Messe in Verbindung. Nicht mit dem »Facility Manager« - das ist der Hausmeister.
Dresscoat
Business-Dress oder Uniform ist in den meisten Ländern üblich. In Indien sind die Vorschriften erweitert auf »landesübliche Tracht«. In Singapur ist bei einigen Messen »casual« erlaubt.
Einreisebestimmungen:
Erkundigen Sie sich rechtzeitig, ob ein Visum erforderlich ist. Berücksichtigen Sie auch die Zeit, die deutsche Behörden benötigen, um Ihnen ggf. neue Dokumente auszustellen. Für Indien und China besteht Visumpflicht. Für die USA ist ein maschinenlesbarer Reisepass erforderlich mit einer Mindestgültigkeitsdauer von einem halben Jahr. Ein Personalausweis reicht nicht.
USA
Einreiseformalitäten USA
Bereits vor dem Flug oder im Flugzeug füllt man als Nicht-US-Bürger zwei Formulare aus. Ein grünes und ein weiß-blaues (bis 2007 oder so war das Zoll-Formular komplett weiß). Beide Formulare sind auf stabilem, kartonartigem Papier gedruckt. Das grüne (I-94 W) ist für die Einwanderungsbehörde (Immigration Service) und das weiß-blaue für den Zoll (U. S. Customs). Es dürfen für maximal 100 $ Waren oder Geschenke in die USA eingeführt werden. Menschen, die aus Ländern kommen, die am sogenannten »Visa Waiver Program» teilnehmen, wie z. B. Deutschland, brauchen das dritte, ganz weiße Formular (I-94) nicht auszufüllen.
Bei der US-Immigration muss man nun den Pass und das grüne Formular vorzeigen, kurz mündlich erklären warum man in die USA reist (vacation or business trip), den linken Zeigefinger und anschließend den rechten Zeigefinger auf eine Glasplatte legen, die von einem Computer dann digital gespeichert wird. Auch ein digitales Foto (ohne Brille - »take off your glasses!») wird gemacht und gespeichert. Ab Januar 2008 muss man sich alle zehn Finger scannen lassen. Der kleine Abschnitt des grünen Formulars wird vom US Beamten abgetrennt und in den Reisepass getackert, der obere Teil des Formulars bleibt in den Staaten. Bei der Ausreise wird normalerweise der Abschnitt aus dem Reisepass wieder entfernt. Falls das nicht so sein sollte, lesen. Die ganze Prozedur bei der US-Immigration ist jedenfalls in der Regel in ein paar kurzen Augenblicken erledigt, vorausgesetzt man muss nicht lange in einer Schlange warten. Nach der US-Immigration nimmt man sein aufgegebenes Gepäck entgegen. Hat man alle Gepäckstücke wieder, geht es noch kurz durch die US Customs/Border Protection, wo man das weiß-blaue Formular abgibt. Well done, you're in the US.
Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Ausreise aus den USA den grünen Abschnitt I-94W, der Ihnen bei der Einreise in Ihren Reisepass hinein getackert wurde, von einem US Beamten oder Mitarbeiter der Fluggesellschaft wieder herausgenommen wird. Wenn Sie das versäumen, könnten sich ernste Probleme bei der nächsten Einreise in die USA ergeben.
Datum
Wie bei allen westlichen Ländern wird der gregorianische Kalender verwendet. Das Datum wird aber in der Form »MM/DD/YYYY» statt »DD.MM.YYYY» geschrieben. Lediglich auf den Formularen für die Einwanderungsbehörde und den Zoll muss die Schreibweise »DD/MM/YYYY» verwendet werden.
Ziffern und Zahlen
In den USA ist die Schreibweise für die »eins» nur ein senkrechter Strich, also ohne ansteigenden Haken. Die »sieben» wird ohne Querstrich geschrieben. Dies ist besonders bei den Einreisepapieren zu beachten. Das Trennzeichen für Zahlen ist statt eines Kommas ein Punkt. Größere Zahlen werden statt mit Punkten durch Kommas leserlicher gemacht.
Drayage-charges (gibt es nur in USA)
eine sog. »Fuhrkutschergebühr«. Was Sie dafür als Gegenleistung bekommen? - Schlicht und ergreifend: NIX. Die Gebühr beträgt z. Zt. US-$ 1.96 per lbs (1 kg = 2,205 lbs) und kann sich noch um weitere Zusatzgebühren (berechnet auf Gewicht und/ oder Wert der Sendung) erhöhen. Achten Sie darauf, dass es für die Anlieferung/ Einlagerung im Warehouse strikte Deadlines gibt. Nach dem Stichtag werden schmerzhafte Strafgebühren erhoben. Wenn Sie auf einer wehrtechnischen Messe ausstellen, kann es sein, dass das gesamte Messegut für bis zu 10 Tage in Sicherheitsverwahrung genommen wird. Beim Transporttermin unbedingt berücksichtigen. Das Monopol für alle Transport- und Serviceleistungen rund um Ihren USA Messeauftritt hat FREEMAN und seine Tochtergesellschaften. Sämtliche Transport- und Bearbeitungsgebühren ab Ankunftshafen/ Flughafen werden in cwt (centweight) berechnet. (1 USA cwt = 45,359 kg). Das Ausfüllen der zahlreichen FREEMAN Formulare ist auch für alte Messehasen immer wieder eine echte Aufgabe. Generell kann man sagen: die Drayage-charges und Gebühren summieren sich ca. das 1,5-fache der Kosten für den Überseetransport.
Labor-Union/ Gewerkschaft (USA)
Für alle Arbeiten (seien sie auch noch so anspruchslos), die nicht zu Ihrem direkten beruflichen Arbeitsgebiet gehören, müssen Sie Personal der Union anfordern. Lassen Sie es besser nicht darauf ankommen diese Vorschrift zu ignorieren, sie ziehen in jedem Fall den Kürzeren. Für Personalanforderungen gibt es spezielle Formulare. Es hilft wenig, wenn Sie einen Gabelstapler oder Standbauhilfen (Rigger) im Vorfeld der Messe bereits ordern. Keiner wird kommen. Sie müssen vor Ort zum entsprechenden Service-Desk gehen, und sich Ihr Personal persönlich abholen - und bitte auch persönlich wieder dort abgeben! Als non-US exhibitor kann es Ihnen durchaus passieren, dass Sie Ihr Personal erst kurz vor 17:00 Uhr zugeteilt bekommen - denn ab 18:00 Uhr müssen Riggers and Co. alle Stunde für 30 Minuten bezahlte Pause machen. Der Stundensatz liegt so bei 50 $.
Hotelzimmer
… beim Veranstalter erkundigen, ob es ein Zimmer Kontingent in einem sog. Host-Hotel gibt (hier finden Messe relevante Abendveranstaltungen oder Seminare statt). Vorteil: hier logieren die meisten Aussteller und man kann zumindest morgens Taxi Fahrgemeinschaften etc. bilden. Nachteil: rasch ausgebucht und meist hohe Zimmerpreise.
Vor allem im Paris und London ist die Zimmerreservierung eine Herausforderung.
Paris: die Business Hotels in Roissy-sur-Seine, unweit des Flughafens Charles-de-Gaulle, sind strategisch am günstigsten gelegen, haben aber zur Messezeit die Zimmerpreise bis an die Schmerzgrenze erhöht. Bieten einen (kostenlosen) Shuttel-Bus zum Flughafen und teilweise sogar zur Messe. Bei der kleinen, sehr guten Bäckerei in Roissy kann man sich morgens mit Proviant für den Messetag eindecken. Im Zentrum von Paris gibt es eine Reihe kleiner, sehr gepflegter Hotels/ Pensionen. Die Zimmerpreise sind zu Messezeiten auch hier »kein Schnäppchen«. Man sollte zudem bedenken, dass die Fahrtzeiten zur und von der Messe zu Stoßzeiten bis zu 45 Minuten für 1 Kilometer in Anspruch nehmen.
London: hier herrscht eine ähnliche Situation. Von den gehobenen Business Hotels in den Docklands sind es nur ein paar Gehminuten zum ExCel Ausstellungsgelände. Vom City Airport zum Messegelände an den Docklands sind es per Taxi knapp 15 Minuten. Der Flughafen Heathrow liegt exakt auf der anderen Seite der Stadt. Vom Zentrum aus gibt es eine U-Bahn Verbindung zum Messegelände - aber der Fahrplan hat so seine Tücken. Und wer zur DSEi möchte, dem kann es durchaus passieren, dass Demonstranten den kompletten Verkehr lahm legen.
USA: Mit den Aussteller-Informationen erhalten Sie eine Liste mit Hotelempfehlungen. Es ist von großem Vorteil und auch sicherer, sich in einem der »Aussteller-Hotels« einzumieten. Bei einigen Messen sind nur ganz bestimmte, ausgewählte Hotels zur Buchung zugelassen. Ein »Housing-Formular« enthält alle wichtigen Buchungsinformationen.
Messe Dinner-Parties
Beliebt und verhasst - aber in vielen Fällen ist das die eigentliche Plattform für aussichtsreiche Geschäfte. Wichtig ist, der Tisch, an dem man platziert wird. Tickets sind meist teuer.
Messetransporte
Wer Zeit, Nerven und Geld sparen möchte - überlässt den Transport der Messegüter besser einem erfahrenen Messespediteur. Vorteil: dieser Spediteur kennt die landesspezifischen Vorschriften und Gepflogenheiten und hat in jedem Fall einen persönlichen Ansprechpartner für Sie direkt auf der Messe. Egal wo: Moskau - Abu Dhabi - Paris - Beijing - steht man Ihnen mit Rat und Tat zu Seite und kümmert sich um eine reibungslose Anlieferung und Abholung Ihres Messegutes.
Sales Leads
Während in China die auf der Messe gesammelten Prospekte stolz zur schau getragen werden, ist es in USA üblich, die Barcode-Daten des Ausstellerausweises über ein elektronisches Sales Lead Gerät zu scannen und sich die Unterlagen dann per Post zusenden zu lassen. Diese Lead Scanner werden als Leihgeräte auf der Messe angeboten. Bei häufigeren USA Messebeteiligungen lohnt sich der Kauf.
USA: Auto
Ein internationaler Führerschein ist nicht unbedingt erforderlich, kann aber nützlich sein, wenn in den USA Auto gefahren werden soll. Ein internationaler Führerschein ist nur zusammen mit dem deutschen Führerschein gültig. Automatik- und Benzinfahrzeuge sind die Regel.
USA: Maße, Gewichte und andere Einheiten
1 inch (in.) = 2,54 cm; 1 foot (ft.) = 12 inches = 30,48 cm; 1 yard (yd.) = 3 feet = 91,44 cm; 1 mile (mi.) = 1,609 km; 1 ounce (oz.) = 28,35 g; 1 pound (lb.) = 16 oz. = 453,60 g; 1 stone (st.) = 14 lbs. = 6,35 kg; 1 quarter (qt.) = 2 st. = 12,7 kg 1 mph = 1,609 km/h; 1 sq ft = 0,09 m²
Messe- und Wirtschaftsförderprogramme des Bundes und der Länder nutzen
Informationen finden Sie im Internet - oder erhalten sie bei Ihrer zuständigen IHK.
Werbegeschenke/ Give-Aways
In etlichen Ländern gibt es strikte Importverbote für diverse Geschenkartikel, z. B. T-Shirts, Schirme usw, Machen Sie sich im Vorfeld kundig um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.
Zollbestimmungen
Achten Sie darauf, das Sie Ihr Messegut nach Übersee teilweise über Carnet ATA abgefertigt werden muss. Für die Ausfertigung sollte man gut 2 Arbeitswochen einplanen.
Japan und Indien verlangen »product catalogues«, d. h. alle Exponate müssen in einem Produktkatalog abgebildet sein. Falls nicht vorhanden, Exponate photographieren, Bilder ausdrucken und mit technischen Leistungsmerkmalen beschriften.
Sie haben noch Fragen? Wir helfen Ihnen gerne …
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